Het belang van een goed verzuimgesprek

U bent een ondernemer met personeel in dienst. Of u bent aangesteld op een afdeling HR, met arbozaken en verzuimbeleid in uw portefeuille. In beide gevallen staat u voor een aantal cruciale uitdagingen. Door het huidige tekort aan gekwalificeerd personeel wordt het steeds belangrijker dat iedereen die een bijdrage kan leveren aan het bedrijfsresultaat, dit ook doet. Door het personeelstekort kan het gebeuren dat uw medewerkers te lang en te vaak onder druk staan. Is er dan ook sprake van arbeidsverzuim, dan kan de tijdelijke druk ontaarden in structurele overbelasting. Mocht er iemand zich nu ziekmelden, dan is het van belang om zo snel mogelijk in beeld te krijgen hoe lang het verzuim gaat duren en wat de oorzaken van het verzuim zijn. Een verzuimgesprek is dan uw eerste hulpmiddel.

Een verzuimgesprek is niet vrijblijvend

Een zieke medewerker hoeft vanwege privacyregels niet te vertellen wat de medische oorzaak van het eigen verzuim is. Wat een medewerker te allen tijde wel moet doen, is meewerken aan re-integratie. In eerste instantie in de eigen functie, maar ook elders, mocht terugkeer niet meer mogelijk zijn. U als vertegenwoordiger van uw werkgever, mag in een verzuimgesprek niet specifiek naar medische zaken vragen. U mag wel weten wat de verzuimende medewerker nog wel en niet meer kan. Het is verstandig om altijd een verzuimgesprek te voeren, tijdens of na de periode van verzuim. Tijdens, wanneer het ernaar uitziet dat het verzuim langer gaat duren. Achteraf, wanneer er sprake is van kortdurend verzuim. Verzuimt een medewerker frequent, dan is een verzuimgesprek extra belangrijk. Frequent verzuim is vaak een voorspeller van langdurig verzuim en een indicatie dat er meer mis kan zijn met de verzuimende medewerker of diens werk.

Leg alle stappen vast, conform de eisen van de Wet Verbetering Poortwachter

De Wet Verbetering Poortwachter gaat uit van een gedeelde verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer voor het verzuim. In de wet staan een aantal wettelijke vereisten genoemd, die vooral voor werkgevers van belang zijn. Niet houden aan die wettelijke vereisten betekent een grote kans op financiële consequenties. Het verzuimgesprek zou je kunnen zien als eerste stap om te kunnen voldoen aan deze vereisten. Echter, we gaan ervan uit dat jij als ondernemer meer wil dan alleen maar voldoen aan de wet. Wat je verdere verzuimbeleid ook is, het blijft verstandig om alle afspraken vast te leggen, het liefst in een systeem waarin alle Poortwachter-vereisten zijn gedefinieerd. Een systeem dat bovendien herinneringen genereert, wanneer volgende stappen genomen moeten worden. Het softwarepakket van Visma Verzuim voldoet hier aan.

Maak van je verzuimgesprekken gelegenheden om de werksituatie te verbeteren

Net zoals een gesprek met ontevreden klanten je veel informatie kan geven over de minder goede prestaties van je bedrijf, kan een verzuimgesprek je leren waar het in je werkprocessen stokt. Daarmee geeft het je de mogelijkheid om snel verbeteringen door te voeren, die ook door de werkvloer worden gedragen en geaccepteerd. Zeker in een tijd van langdurige personeelstekorten is het van het grootste belang dat je je goede medewerkers ook goed houdt en ze aan je weet te binden. En mochten ze dan eens verzuimen, maak dan duidelijk dat jullie dit samen willen en gaan oplossen.