Veilig printen op kantoor: hier moet je op letten

Digitaal werken is in veel bedrijven heel normaal geworden. Toch is er in sommige sectoren nog altijd veel behoefte aan papieren documenten. We vinden het bijvoorbeeld veel prettiger om te lezen vanaf papier dan vanaf een scherm. En onze digitale mailbox zit tegenwoordig zo vol met reclame, dat het fijn kan zijn om dat ene belangrijke bericht even te printen. Maar hoe ga je veilig om met fysieke informatie in een digitale wereld? In dit blog leggen we uit waar je onder andere op moet letten als je veilig wilt printen.

Hoe informatie in verkeerde handen komt

Het risico van datalekken binnen (grote) organisaties is niet nieuw meer. De beveiliging van het bedrijfsnetwerk is daarom altijd goed geregeld en computers worden regelmatig geüpdatet met de nieuwste firmware. Maar denk je bij de beveiliging ook aan je printer(s)?

Doordat deze verbonden zijn met het netwerk, kan iemand met de verkeerde intenties ook hiertoe toegang krijgen. Bovendien is het afdrukproces op kantoor vaak ‘foutgevoelig’. De printer staat wellicht een eindje verderop, waardoor iemand anders het papier uit de printer pakt voor je er bent. Ook kan het voorkomen dat je een geprint document vergeet op te halen of een ingescand vel papier vergeet weer mee te nemen.

Advies voor veilige printoplossingen

Voor veel van deze problemen is er gelukkig een oplossing. In de wereld van zakelijk printen zijn er namelijk diverse professionele partijen, zoals bijvoorbeeld 123zakelijk, die zijn gespecialiseerd in de uitbesteding van alles wat met printen te maken heeft. Zij kunnen je assisteren bij het creëren van een veilige printoplossing. Denk bijvoorbeeld aan:

• Professioneel advies over het beveiligen van je netwerk en de daaraan toegevoegde printer(s)
• Het instellen van een pincode op alle printers, zodat afdrukken niet zomaar uit de printer rollen
• Speciale ‘follow me’-software, waarbij er tweestapsverificatie moet plaatsvinden voordat er geprint kan worden

Denk ook aan het papier

Zodra informatie veilig geprint is, is het potentiële gevaar echter nog niet geweken. In bedrijven wordt er namelijk, zeker op HR-afdelingen of bij de directie, regelmatig gevoelige of vertrouwelijke informatie afgedrukt. De veiligheid hiervan moet te allen tijde gewaarborgd worden, ook na het printen. Hierbij zijn de volgende zaken van belang:

• Print alleen gevoelige informatie als het écht nodig is
• Bewaar gevoelige documenten op papier in een afsluitbare archiefkast of ruimte
• Gebruik een papierversnipperaar om gevoelige documenten veilig weg te gooien

Veiligheid voorop

Met deze aandachtspunten heb je de eerste handvatten om in jouw organisatie veilig en verantwoord met de printer(s) om te gaan. Daarnaast blijft het belangrijk om bewustzijn te creëren bij je medewerkers. Zorg dat zij weten hoe zij verstandig omgaan met gevoelige informatie en bied hen de mogelijkheid om dit ook te doen, door te zorgen voor een veilige printomgeving. Als je daarnaast regels instelt voor de omgang met fysieke, vertrouwelijke documenten, staat printveiligheid voorop in jouw organisatie.