|
Digitaal werken is in veel bedrijven heel normaal geworden. Toch is er in sommige sectoren nog altijd veel behoefte aan papieren documenten. We vinden het bijvoorbeeld veel prettiger om te lezen vanaf papier dan vanaf een scherm. En onze digitale mailbox zit tegenwoordig zo vol met reclame, dat het fijn kan zijn om dat ene belangrijke bericht even te printen. Maar hoe ga je veilig om met fysieke informatie in een digitale wereld? In dit blog leggen we uit waar je onder andere op moet letten als je veilig wilt printen. Hoe informatie in verkeerde handen komtHet risico van datalekken binnen (grote) organisaties is niet nieuw meer. De beveiliging van het bedrijfsnetwerk is daarom altijd goed geregeld en computers worden regelmatig geüpdatet met de nieuwste firmware. Maar denk je bij de beveiliging ook aan je printer(s)? Doordat deze verbonden zijn met het netwerk, kan iemand met de verkeerde intenties ook hiertoe toegang krijgen. Bovendien is het afdrukproces op kantoor vaak ‘foutgevoelig’. De printer staat wellicht een eindje verderop, waardoor iemand anders het papier uit de printer pakt voor je er bent. Ook kan het voorkomen dat je een geprint document vergeet op te halen of een ingescand vel papier vergeet weer mee te nemen. Advies voor veilige printoplossingenVoor veel van deze problemen is er gelukkig een oplossing. In de wereld van zakelijk printen zijn er namelijk diverse professionele partijen, zoals bijvoorbeeld 123zakelijk, die zijn gespecialiseerd in de uitbesteding van alles wat met printen te maken heeft. Zij kunnen je assisteren bij het creëren van een veilige printoplossing. Denk bijvoorbeeld aan:
Denk ook aan het papierZodra informatie veilig geprint is, is het potentiële gevaar echter nog niet geweken. In bedrijven wordt er namelijk, zeker op HR-afdelingen of bij de directie, regelmatig gevoelige of vertrouwelijke informatie afgedrukt. De veiligheid hiervan moet te allen tijde gewaarborgd worden, ook na het printen. Hierbij zijn de volgende zaken van belang:
Veiligheid vooropMet deze aandachtspunten heb je de eerste handvatten om in jouw organisatie veilig en verantwoord met de printer(s) om te gaan. Daarnaast blijft het belangrijk om bewustzijn te creëren bij je medewerkers. Zorg dat zij weten hoe zij verstandig omgaan met gevoelige informatie en bied hen de mogelijkheid om dit ook te doen, door te zorgen voor een veilige printomgeving. Als je daarnaast regels instelt voor de omgang met fysieke, vertrouwelijke documenten, staat printveiligheid voorop in jouw organisatie. |
Frequently asked questions
What are the main security risks when printing documents in an office?▼
Printers connected to your network can be vulnerable to unauthorized access. Additionally, printed documents left at the printer or forgotten by employees pose risks. Physical information in offices requires the same protection as digital data to prevent data breaches.
How can I prevent unauthorized access to printed documents?▼
You can set up PIN codes on all printers to prevent documents from automatically being printed. Follow-me printing software with two-factor verification is also recommended to ensure only authorized users can collect their prints.
What should I do with sensitive printed documents after use?▼
Store sensitive documents in locked filing cabinets or secure rooms. Always use a paper shredder to securely dispose of confidential information. Only print sensitive data when absolutely necessary to minimize risks.
Why is printer security often overlooked in organizations?▼
Most companies focus on securing their network and computers, but neglect printers despite them being connected to the network. This oversight creates a vulnerability that can be exploited by people with malicious intentions.
How can I create a secure printing environment for my employees?▼
Work with professional printing service providers to set up secure solutions. Implement network security measures, install PIN codes on printers, enable follow-me printing software, and educate employees about handling sensitive information responsibly.
