Voordelen van de implementatie van een elektronisch documentbeheersysteem

Voordelen van de invoering van een elektronisch documentbeheersysteem
De taak om grote bergen papieren documenten om te zetten in digitale documenten kan ontmoedigend lijken. Maar bedrijven die investeren in een elektronisch documentbeheersysteem leggen de basis voor het stroomlijnen van workflows en het opschalen van bedrijfskritische processen. Naast verbetering van de bedrijfsproductiviteit biedt de implementatie van een elektronisch documentbeheersysteem de volgende belangrijke voordelen voor uw organisatie.

1. minder opslagruimte
Naarmate de kosten van commercieel vastgoed toenemen, stijgen ook de kosten voor de opslag van papieren documenten. Een op software gebaseerd DMS dat de behoefte aan archiefkasten, dozen en opslagbakken kan verminderen, is een waardevolle aanwinst voor elk bedrijf en maakt kostbare kantoorruimte vrij. Documenten die op papier moeten worden bewaard, kunnen vaak op minder dure locaties worden opgeslagen, zoals een externe opslagplaats of kluis.

2. verbeterde beveiliging
Documentbeveiliging is essentieel voor bedrijven van elke omvang om gevoelige gegevens te beschermen. Een DMS biedt meer controle over gevoelige documenten, en de toegang tot documenten kan op mapniveau worden geregeld voor verschillende groepen of personen. Bovendien laat een DMS een controlespoor achter van wie een document heeft bekeken, wanneer het is geopend en hoe het eventueel is gewijzigd. Beheerde documenten zijn in hoge mate traceerbaar en kunnen worden gemarkeerd voor automatische waarschuwingen.

3. betere naleving
De nalevingseisen voor bepaalde documenten kunnen behoorlijk complex zijn. Niet-naleving kan leiden tot boetes, intrekking van de vergunning en in sommige gevallen tot strafrechtelijke aansprakelijkheid. Federale en staatsvoorschriften zoals Sarbanes Oxley en HIPAA vereisen een strikt beveiligings- en privacybeleid. Systemen voor documentbeheer verminderen het risico van niet-naleving. Zo kunnen bijvoorbeeld bewaartermijnen van documenten worden geautomatiseerd en kunnen nieuwe documenten gemakkelijker worden geclassificeerd en opgeslagen.

4. Eenvoudiger terugvinden van documenten
Het zoeken en terugvinden van documenten kan zeer tijdrovend zijn en we weten allemaal dat tijd geld is. De gemiddelde kantoormedewerker besteedt naar schatting 30% tot 40% van zijn dag aan het zoeken naar geprinte documenten, terwijl organisaties gemiddeld €20 kwijt zijn aan arbeid om een document te archiveren, €120 aan arbeid om een verkeerd gearchiveerd document terug te vinden en €220 aan arbeid om een verloren document te reproduceren. Deze onnodige kosten voor documentbeheer beperken het budget van een organisatie, belemmeren de productiviteit en beperken het groeipotentieel.

Een documentbeheersysteem kan een krachtig, tijdbesparend hulpmiddel zijn, oftewel een device as a service. Afhankelijk van de geïmplementeerde oplossing kan een DMS bestanden terugvinden op basis van een woord of zin in een document. Eenvoudige integratie met bedrijfsapplicaties of m-files vergemakkelijkt de toegang tot kritieke informatie. DMS biedt ook de mogelijkheid om documenten op afstand te raadplegen. Zolang er een internetverbinding is, zijn documenten overal en altijd toegankelijk.

5. Betere samenwerking
De mogelijkheid om snel toegang te krijgen tot content en samen te werken wordt sterk vereenvoudigd met een geavanceerd document management systeem. Documenten uit verschillende bronnen zijn vanaf meerdere locaties toegankelijk. Elektronische beeldvorming maakt het delen van documenten over een netwerk via e-mail of internet mogelijk. DMS biedt meer inzicht in bedrijfsprocessen en kan een betere controle van de workflow mogelijk maken. Geautoriseerde toegang door externe gebruikers kan worden toegestaan en gecontroleerd.