Je eerste werknemer aannemen: zo regel je de financiële kant

Er komt een moment waarop je het werk niet meer alleen af krijgt. Opdrachten blijven liggen, je werkt elke avond door en je merkt dat je groei afremt omdat je zelf de bottleneck bent. Een eerste werknemer is dan een logische stap. Het is ook een stap met meer financiële en administratieve gevolgen dan veel ondernemers verwachten.

Reken eerst uit wat een werknemer echt kost

Het brutosalaris is maar een deel van het verhaal. Bovenop het loon betaal je als werkgever premies werknemersverzekeringen, vakantiegeld en vaak pensioenpremie. Daarnaast komen er kosten bij voor een werkplek, laptop, telefoon, reiskosten en opleiding. Reken daarom met de totale loonkosten, niet met het bedrag dat op de vacature staat.

Zet die kosten af tegen wat de werknemer oplevert. Kun je meer opdrachten aannemen, of krijg jij tijd vrij voor werk dat meer oplevert? Een eenvoudige prognose voor het eerste jaar maakt duidelijk of je het salaris kunt dragen, ook in een maand waarin de omzet tegenvalt.

Kijk ook naar de vorm van het contract. Een vaste aanstelling geeft zekerheid aan beide kanten, maar een contract voor bepaalde tijd geeft jou ruimte om eerst te zien of de samenwerking en de omzet het toelaten. Ook een parttime contract kan een goede eerste stap zijn. Bespreek met je adviseur welke vorm past bij de zekerheid die je nu kunt bieden, en wat er gebeurt als je het contract later wilt verlengen.

Dit moet geregeld zijn voor de eerste werkdag

Voordat je nieuwe collega begint, heb je als werkgever een aantal verplichtingen. Een deel daarvan kun je pas regelen als je je bij de Belastingdienst als werkgever hebt aangemeld.

Checklist voor nieuwe werkgevers

• Aanmelden als werkgever: je krijgt een loonheffingennummer, waarmee je loonheffingen gaat aangeven en afdragen.
• Identiteit controleren: bekijk het identiteitsbewijs van je werknemer en bewaar een kopie in je loonadministratie.
• Arbeidsovereenkomst: leg salaris, werktijden, proeftijd en duur van het contract schriftelijk vast.
• Cao en pensioen: zoek uit of er voor jouw branche een cao of een verplicht pensioenfonds geldt. Dat bepaalt vaak de loonschalen in je sector en de pensioenregeling.
• Arbodienst of bedrijfsarts: elke werkgever heeft een contract nodig met een arbodienst of bedrijfsarts.
• Loonadministratie: kies of je de salarisverwerking zelf doet met software of uitbesteedt.

Ziekte: het risico dat je niet mag onderschatten

Wordt je werknemer ziek, dan betaal je in Nederland het loon maximaal twee jaar door. Voor een klein bedrijf kan dat flink aantikken, zeker als je ook een vervanger nodig hebt. Je bent dan bovendien verantwoordelijk voor de re-integratie.

Veel ondernemers sluiten daarom een verzuimverzekering af. Vergelijk goed wat er wel en niet onder valt en welk eigen risico je draagt. Neem dit mee in je berekening van de loonkosten, zodat het geen verrassing wordt.

Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden?

Met één werknemer lijkt de loonadministratie overzichtelijk. Toch komt er elke periode werk bij: loonstroken maken, de aangifte loonheffingen doen, vakantiegeld reserveren en wijzigingen verwerken. Een fout in de aangifte kan tot naheffingen leiden, en regels voor bijvoorbeeld reiskosten en de werkkostenregeling veranderen geregeld.

Voor veel kleine werkgevers is uitbesteden daarom de rustigste keuze. Een accountantskantoor voor het mkb kan de salarisadministratie combineren met je boekhouding en aangiften. Dan zie je de loonkosten direct terug in je cijfers, en heb je één plek waar je terechtkunt met vragen over personeel en belasting.

Doe je het toch zelf, kies dan software die de actuele tabellen en regels bijhoudt en plan elke periode een vast moment voor de verwerking. Laat de eerste loonstroken en aangiften controleren, zodat een fout niet maandenlang doorloopt.

Denk aan de werkkostenregeling

Wil je je werknemer iets extra’s geven, zoals een kerstpakket, een fiets of een vergoeding voor thuiswerken? Via de werkkostenregeling kun je binnen een vrije ruimte onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven. Ga je daar overheen, dan betaal je als werkgever een eindheffing. Houd bij wat je vergoedt, dan weet je aan het eind van het jaar waar je staat.

Begin met een goede basis

Een eerste werknemer verandert je bedrijf. Je wordt leidinggevende, je bent verantwoordelijk voor iemands inkomen en je administratie wordt een stuk uitgebreider. Wie vooraf de kosten doorrekent, de verplichtingen op een rij heeft en weet wie de loonadministratie doet, kan zich na de eerste werkdag richten op wat ertoe doet: samen het werk goed doen.