Een eerste medewerker aannemen: wat moet je als werkgever regelen?

Je eerste medewerker aannemen is een flinke verandering. Tot dat moment deed je misschien vrijwel alles zelf, maar ineens ben je ook werkgever. Zo krijg je onder andere te maken met het salaris, de werkzaamheden, verschillende administratieve verplichtingen en wettelijke verplichtingen. Het is daarom verstandig om een aantal zaken te regelen voordat je nieuwe collega daadwerkelijk begint.

Meld je aan als werkgever

Neem je voor het eerst iemand in dienst? Dan moet je je in principe bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. Je krijgt vervolgens de gegevens die nodig zijn voor de loonheffingen. Ook moet je een loonadministratie bijhouden. Daarin worden onder andere het salaris en de ingehouden en afgedragen loonheffingen verwerkt. Veel ondernemers besteden de salarisadministratie uit aan een boekhouder of salarisadministrateur. Je kunt er ook voor kiezen om met behulp van geschikte software dit zelf te doen.

Leg afspraken duidelijk vast

Maak vooraf duidelijke afspraken over de functie, het salaris, het aantal uren en andere arbeidsvoorwaarden. Deze afspraken kunnen in een arbeidsovereenkomst worden vastgelegd. Controleer daarnaast of er voor jouw bedrijf een cao geldt. Daarin kunnen aanvullende regels staan over bijvoorbeeld salaris, werktijden, vakantiedagen en pensioen. Ook is het verstandig om na te gaan of de medewerker moet worden aangemeld bij een pensioenfonds.

Zorg voor een goede werkplek

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving. Bij kantoorwerk kun je bijvoorbeeld kijken naar een geschikte werkplek en beeldschermgebruik. In een werkplaats of magazijn spelen weer heel andere risico’s. Werkgevers moeten deze arbeidsrisico’s in kaart brengen in een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en daarbij een plan van aanpak opstellen.

Denk vooraf na over ziekte

Ook als je eerste medewerker gezond begint, moet je voorbereid zijn op een eventuele ziekmelding. Een werkgever heeft bij ziekte namelijk verschillende verplichtingen rondom onder meer loondoorbetaling en re-integratie. Het is handig om vooraf te weten hoe een ziekmelding binnen je bedrijf wordt doorgegeven en bij welke arbodienst of bedrijfsarts je terechtkunt. Als iemand langere tijd ziek blijft, gelden er verschillende stappen en termijnen. 

Vergeet verzekeringen niet

Met personeel komen er ook nieuwe financiële risico’s bij. Welke verzekeringen voor jouw bedrijf relevant zijn, hangt af van de werkzaamheden en de risico’s die je zelf wilt of kunt dragen. Denk bijvoorbeeld aan een verzuimverzekering voor een deel van het financiële risico bij ziekte. Bekijk daarbij goed wat een verzekering precies dekt, welke eigenrisicoperiode geldt en welke dienstverlening erbij hoort.

Maak tijd voor het werkgeverschap

Werkgever worden betekent uiteindelijk meer dan alleen een naam op de loonlijst. Een nieuwe medewerker moet worden ingewerkt, heeft vragen en verwacht duidelijke afspraken over het werk. Reserveer daarom ook tijd voor begeleiding en regelmatig overleg. Zeker bij je eerste medewerker moet je waarschijnlijk zelf nog ontdekken welke werkwijze prettig is. Zorg dat je de praktische en administratieve zaken alvast regelt, want zo heb je meer ruimte voor persoonlijke begeleiding.